Despesas Dedutíveis no Regime Simplificado: Como Pagar Menos IRS a Recibos Verdes

Trabalhas por conta própria e estás no regime simplificado? Então há uma regra fiscal que pode estar a custar-te dinheiro todos os anos — e que a maioria dos freelancers desconhece.

Chama-se a regra dos 15%, e ignorá-la significa pagar mais IRS do que aquilo que deves. O bom lado: com alguma organização, é completamente evitável.

Neste guia explicamos como funciona o regime simplificado, o que tens de justificar, que despesas contam — e quanto podes poupar com um exemplo concreto.

Como Funciona o Regime Simplificado

No regime simplificado, o fisco não te pede para provar cada euro de despesa que tiveste. Em vez disso, aplica um coeficiente ao teu rendimento bruto para calcular o rendimento tributável.

Os coeficientes em vigor são:

Na prática, se faturares 30.000€ como designer (coeficiente 0,75), o fisco considera que tens 22.500€ de rendimento tributável — o que equivale a assumir que tiveste 7.500€ de despesas (os 25% restantes).

A Regra dos 15%: O Que É e Por Que Importa

Para os coeficientes 0,75 (profissões liberais) e 0,35 (outros serviços), a AT exige que justifiques pelo menos 15% dos teus rendimentos brutos em despesas reais.

Como funciona o cálculo: imagina que faturaste 30.000€ com coeficiente 0,75.

• Rendimento tributável base: 30.000€ × 0,75 = 22.500€
• Mínimo de despesas a justificar: 30.000€ × 15% = 4.500€
• Se só justificares 2.000€, a diferença é 4.500€ − 2.000€ = 2.500€
• Esses 2.500€ são adicionados ao rendimento tributável: 22.500€ + 2.500€ = 25.000€

Ao invés de seres tributado sobre 22.500€, és tributado sobre 25.000€. Consoante o teu escalão, isto pode representar 500€ a 1.000€ a mais de IRS por não teres guardado faturas.

Que Despesas São Aceites?

Aqui há uma nuance importante: não é qualquer despesa que conta. O CIRS lista despesas específicas que podem ser usadas para justificar os 15%.

1. Rendas de imóvel afeto à atividade

Se arrendas um escritório, um estúdio ou qualquer espaço exclusivamente para a tua atividade profissional, essas rendas contam. O contrato de arrendamento deve estar associado à atividade e o imóvel não pode ser a tua habitação permanente (ou só parte proporcional).

2. 1,5% do VPT do imóvel afeto à atividade

Se és proprietário do imóvel onde exerces a atividade (por exemplo, um escritório próprio), podes deduzir o equivalente a 1,5% do Valor Patrimonial Tributário (VPT) desse imóvel por ano.

3. Despesas com pessoal e salários

Se tens funcionários ou pagas recibos verdes a subcontratados relacionados com a tua atividade, esses custos contam — desde que devidamente documentados.

4. Importações e aquisições intracomunitárias

Compras de bens ou serviços a fornecedores de países da UE ou de fora dela, ligadas à atividade profissional. Pensa em software, serviços SaaS, material importado.

Como Classificar Despesas no e-Fatura

Para que as tuas despesas sejam reconhecidas pela AT, têm de estar registadas no portal e-Fatura como "atividade profissional". O processo é simples mas exige regularidade:

1. Acede a e-fatura.irs.gov.pt
2. Vai a "Faturas" → "Consultar/Validar"
3. Para cada fatura relevante, verifica se está classificada corretamente
4. Se aparecer como "Geral" ou por classificar, altera para "Atividade Profissional"

Faz isto mensalmente — não deixes acumular para abril. As faturas de fornecedores estrangeiros (ex: Adobe, AWS, Figma) normalmente não aparecem automaticamente no e-Fatura, pelo que tens de as introduzir manualmente.

A Dedução Específica: Mais Uma Proteção

Além da regra dos 15%, existe outro mecanismo que pode reduzir o teu rendimento tributável: a dedução específica dos trabalhadores independentes.

Para 2025 (relativa aos rendimentos de 2024), o valor é 4.350,24€, ou o total das contribuições para a Segurança Social pagas — o que for maior.

Se pagaste 3.600€ de SS ao longo do ano, a AT aplica automaticamente os 4.350,24€. Se pagaste 5.000€ de SS, usa esse valor. Esta dedução é aplicada ao rendimento tributável calculado pelo coeficiente — e é automática.

Exemplo Concreto: Freelancer com 30.000€

Vamos ao exemplo prático de uma designer freelancer, atividade abrangida pelo Art.º 151.º do CIRS, com rendimentos de 30.000€ em 2024.

Sem justificar despesas

Com despesas justificadas (renda de escritório 500€/mês = 6.000€/ano)

Dicas Práticas Para Não Perder Dinheiro

• Pede sempre fatura com NIF: mesmo quando pagas algo que parece trivial para a atividade — renda, serviços, licenças de software — pede sempre fatura com o teu NIF. Sem fatura, não há despesa.
• Classifica no e-Fatura todos os meses: não deixes para a altura da declaração. Em abril, o e-Fatura fecha para alterações de muitas categorias.
• Guarda os contratos: para rendas e pessoal, os contratos são prova essencial. Guarda-os em digital e físico.
• Controla o progresso durante o ano: saber em março se já justificaste os 4.500€ dá-te tempo para agir.
• Não confundas dedução de despesas com a regra dos 15%: no regime simplificado não deduzes despesas ao rendimento como no regime de contabilidade organizada — só precisas de atingir o limiar dos 15% para evitar o acréscimo.

Muda de Regime se Fizer Sentido

O regime simplificado é vantajoso quando as tuas despesas reais são baixas. Mas se tens despesas operacionais elevadas — espaço de trabalho caro, equipa, equipamentos — o regime de contabilidade organizada pode ser mais favorável.

Calcula ambos os cenários antes de decidir. E lembra-te: podes mudar de regime, mas há regras de permanência mínima a considerar.